Digitaal bladeren

‘Events zonder impact zijn een gemiste kans’
Auteur:

‘Events zonder impact zijn een gemiste kans’

foto: Linksboven Mechtild Stultiens met haar team

Mechtild Stultiens 25 jaar aan het roer van Artishock events & marketing

Al 25 jaar bedenkt Mechtild Stultiens van Artishock events & marketing met haar 15-koppig team eventconcepten en verzorgt de uitvoering ervan. Afgelopen 25 jaar was zij persoonlijk betrokken bij ruim 2500 tailor made events. Een mooi moment om terug te blikken en vooruit te kijken. Mechtild begon haar carrière in Parijs waar zij als PR-adviseur voor de kunstwereld actief was, vloog in 1995 door naar ’s-Hertogenbosch en ging daarna voor een paar jaar terug naar Frankrijk als projectleider voor de start van de Tour (Normandië) en als operationeel directeur van het stadion van Bordeaux tijdens het WK-Voetbal. Intussen is het bureau werkzaam voor grote (internationale) bedrijven in binnen- en buitenland, stichtingen, zorg- en onderwijsinstellingen en wordt 85% van de omzet buiten de stad gegenereerd. Wat is het bestaansrecht van haar bureau? Mechtild Stultiens gunt ons een ‘kijkje in de keuken’ van haar organisatie en haar werkwijze.

Onze events zijn middelen
Vrienden, familie en zelfs klanten stellen Mechtild vaak de vraag: ‘Wat doen jullie nu eigenlijk precies? Jullie organiseren toch openingen van gebouwen, congressen, jubilea, festivals, incentives of ook themajaren?’ Mechtild: ‘Nou, eigenlijk doen we dat alles, maar wij zetten het in een breder perspectief zodat het event de grootst mogelijke impact krijgt. Onze events zijn middelen waarbij de doelstellingen samen met de klant zijn gefilterd en vastgesteld. Er zijn meer dan 1000 evenementenbureaus in Nederland, maar er zijn er zo’n 60 aangesloten bij de Independent Dutch Event Association (IDEA) die het belang van live communicatie onderstreept. Hiervan zijn ca. 15 ‘veelgevraagde’ bureaus waar Artishock er één van is.”

Losse ideeën zorgen voor een valse start
Hoe gaat een aanvraag doorgaans in zijn werk? Mechtild: ‘Heel herkenbaar voor iedere organisatie:
Er zit een opening van een nieuw pand aan te komen, er is een jubileum te vieren, klanten moeten weer eens in de watten gelegd worden of medewerkers kunnen na een re-organisatie of fusie wel een boost gebruiken. Waar begin je dan als directie van een bedrijf? Met een intern gesprek met de marketingmanager of hoofd Human Resources. Je hebt er natuurlijk ideeën over en geeft die mee. Vervolgens vindt er een interne brainstorm plaats waarbij eventueel ook de personeelsvereniging wordt betrokken. Iedereen heeft ingevingen, helemaal te gek, iedereen vindt het immers leuk om te organiseren, alles mag geroepen worden en er wordt een keurig verslag van gemaakt. En dan komt het. “Hoe nu verder? Zullen we er maar een bureau bij vragen want het is wel veel werk. Het ei lijkt dan gelegd….”

iedereen vindt het leuk
om te organiseren maar…

Wat gaat er hier nu mis?
Met bovenstaande poging om iets ‘leuks’ te organiseren is op het eerste gezicht niet zo veel mis volgens Mechtild. “Het kan op deze manier best werken als je een op zichzelf staand event voor ogen hebt zonder boodschap. Een leuk feestje, reisje of opening. Alleen, deze benadering is bijna niet meer van deze tijd te noemen. Het kost in verhouding veel geld omdat het een eenmalig contactmoment betreft en iedere cent moet je goed kunnen verantwoorden. En toch maken wij bijna wekelijks mee dat er te veel geld uitgegeven wordt aan een éénmalig event op basis van een paar ‘leuke’ ideeën. Die niet beklijven. Een gemiste kans. Onze missie is een aanpak te ontwikkelen die een maximale impact oplevert voor de langere termijn en hiervoor is op de eerste plaats een strategisch plan en creatief concept nodig. Daarnaast is het onze taak om beschikbare budgetten zo effectief mogelijk te benutten zodat uitgaven investeringen worden”, stelt Mechtild.

Een evenement als onderdeel van een kalender
Wat volgens de Bossche onderneemster in het genoemde voorbeeld dus beter zou kunnen is de initiële aanpak van het event. Mechtild: ‘Dat begint met de opdracht feitelijk als ‘aanleiding’ te zien en niet als oplossing. Vervolgens stel je je de vraag welk verhaal je wilt vertellen en aan wie. Dit is een heel belangrijk begin van ons werk, iedere dag weer. Als je het verhaal helder hebt, kun je dat vervolgens creatief gaan vertalen in hoofdstukken, noem het touch points of momenten, zodat het event uiteindelijk onderdeel wordt van een hoger strategisch doel van je organisatie. Ideeën zijn dus een vervolg, geen start. Op deze manier zet je op een zich zelf staand momentum om naar een reeks van memorabele momenten.” Deze campagnematige aanpak dreunt volgens Mechtild qua resultaat veel langer na dan het bedenken en organiseren van één op zichzelf staande festiviteit. En de organisatie van dit alles dan? En de operationele activatie van mijn doelgroepen? Mechtild: “Dat zijn inderdaad de volgende fasen in het traject, maar het begint allemaal bij het grote idee, de kapstok waaraan je alles ophangt. Ons werk gaat verder dan de slingers ophangen, want dat kan immers iedereen.”

“Ons werk gaat verder dan de slingers ophangen,
want dat kan immers iedereen.”

Drie pijlers
Artishock heeft drie specialiteiten in huis om maximaal aan behoeften van opdrachtgevers te kunnen voldoen. Het begint met een diepte-interview en vervolgens het uitzetten van een strategie en het bedenken van een concept.
Mechtild: “Daarbij stellen wij de vraag, welk verhaal van de klant gaan we vertellen? Vervolgens wordt het verhaal in onze studio gevisualiseerd: hoe ziet dat verhaal er uit, wat is het plaatje bij het praatje? Tenslotte moet alles georganiseerd worden en moeten doelgroepen geactiveerd worden, de zogenaamde ‘brand activation’. “

Voorbeelden in de stad
Mechtild: “Laten we dichtbij huis beginnen. Mijn carrière na Parijs is begonnen met de start van de Tour de France in ’s-Hertogenbosch. Fantastisch was het om het grootste wielercircus van de wereld in onze Hertogstad te ontvangen, maar waarvoor doe je dit als stad? Uiteraard om de stad op de kaart te zetten. Het halen van de Tour is aanleiding voor een citymarketingbeleid. Dan begint het pas. Dat betekent voor een stad een extra financiële investering, naast de uitkoop van de Tour, om invulling te geven aan citymarketing. Hetzelfde geldt voor de Vuelta waarvan volgend jaar een start van een etappe in onze stad plaatsvindt. De uitkoopsom is 1, de organisatiekosten van de wielerkoers is 2, maar even belangrijk is de 3e doelstelling: welk verhaal gaan we vertellen om ’s-Hertogenbosch het podium te geven dat ze verdient en uit wil dragen. Dat betekent keuzes maken. Geen gemakkelijke opgave gezien de dynamiek van een stad, maar een absolute must.”
Andere voorbeelden van opdrachtgevers in de stad zijn de Vestingloop en Swim to Fight Cancer. Eerstgenoemd event vindt volgend jaar voor de 15e keer plaats. Dit event is ontstaan om ’s-Hertogenbosch als Vestingstad te promoten, aanvankelijk een opdracht van de gemeente en na drie jaar overgenomen door de stichting Vestingloop met Artishock als trekker. Sinds vijf jaar heeft Artishock er een vitaliteitstraject aan gekoppeld om deelnemers al maanden eerder te activeren en inspireren om te gaan lopen, gezond te leven en te eten, met de Vestingloop als Grande Finale. Swim to Fight Cancer is volgens Mechtild een prachtig event met een lach en een traan waarbij deelnemers donaties ophalen voor kankeronderzoek. Mechtild: “Het zwemmen is middel geworden als onderdeel van een campagne om enerzijds een stuk bewustwording op gang te brengen en anderzijds zoveel mogelijk geld op te halen. De Swim wordt dit jaar in 15 steden georganiseerd en ik verwacht dat we met elkaar een paar miljoen gaan binnen halen. “

“Verrassen, inspireren én verbinden”

Storytelling
Mechtild: “Verrassen, inspireren én verbinden…dat is waar het in organisaties iedere dag om draait. Het verbinden van mensen onderling, van mensen met merken en van mensen met de samenleving. Storytelling. Dat doen we al bijna 25 jaar en daar zijn we goed in. Want met een goed verhaal maken we samen met de klant het verschil en komt een idee werkelijk tot leven. Met als resultaat; verbindende events waarop de marketingcommunicatiedoelstellingen én de belevingswereld van de doelgroepen van de opdrachtgever naadloos aansluiten.”

Een mooi jubileumcadeau
Artishock heeft ter gelegenheid van het 25-jarig jubileum voor organisaties een leuk cadeau in de aanbieding. Het Bossche bedrijf biedt kosteloos 25 brainstormsessies aan voor 25 opdrachtgevers met de beste briefings. Belangstelling? info@artishockevents.nl

www.artishockevents.nl

0 Reacties uitgeschakeld voor ‘Events zonder impact zijn een gemiste kans’ 398 27 maart, 2019 Interviews, Nieuws, Zakelijk nieuws maart 27, 2019

Facebook Comments